Qué pasa con tu equipo cuando automatizas su trabajo

Introducción

Hay una pregunta que casi nadie hace en la primera reunión y que está en la cabeza de todo el mundo: si automatizamos esto, ¿qué pasa con la persona que lo hacía.

Se evita porque incomoda a las dos partes. Al proveedor, porque la respuesta honesta no siempre es agradable. Al empresario, porque formularla en voz alta suena a que ya ha tomado una decisión que todavía no ha tomado.

Este artículo intenta responderla sin adornos. No hay una respuesta única, pero sí hay patrones, y hay decisiones que determinan cuál de ellos acaba ocurriendo en su empresa.

Qué dicen los datos

La OCDE encuestó a más de cinco mil trabajadores y a unas dos mil empresas de los sectores financiero e industrial en siete países para estudiar precisamente esto (OCDE, 2023).

Dos resultados de ese trabajo merecen atención. El primero: una mayoría de empleadores declara que la IA automatizó tareas que antes hacían personas, con proporciones del orden de dos tercios en finanzas y algo más en industria. El segundo, menos esperado: tanto trabajadores como empresas se muestran en general positivos sobre el efecto en el rendimiento y en las condiciones de trabajo.

Las dos cosas a la vez. Se automatizan tareas y, aun así, la valoración predominante es favorable. La explicación está en el matiz que se pierde cuando se habla de "automatizar puestos": lo que se automatiza son tareas, y un puesto es un conjunto de tareas de valor muy desigual.

El mismo estudio recoge la otra cara: existe preocupación por la pérdida de empleo, y muchos trabajadores apoyan restringir el uso de la IA en decisiones de contratación y despido. Conviene no leer solo la parte cómoda.

Los tres escenarios reales

En la práctica, cuando una pyme automatiza una parte sustancial de un proceso, ocurre una de estas tres cosas.

La persona se recoloca en trabajo de más valor

Es el escenario más frecuente en empresas que están creciendo o que tienen demanda desatendida. Las horas liberadas se reinvierten en lo que no se pudo hacer hasta ahora: atender mejor a los clientes que ya se tienen, perseguir presupuestos que se quedaban en el cajón, ordenar procesos que llevaban años pendientes.

Funciona cuando existe ese trabajo esperando. No es una cuestión de buena voluntad, es aritmética: si hay más demanda que capacidad, liberar capacidad es puro beneficio.

La plantilla se reduce

Ocurre, y decir lo contrario sería mentir. En un caso que hemos publicado, un equipo comercial pasó de cuatro personas a una tras automatizar la fase de información y seguimiento. Las tres personas se redirigieron a otras funciones, pero el puesto tal como existía dejó de necesitar cuatro ocupantes.

Este escenario es más probable cuando la empresa no está creciendo, cuando el proceso automatizado era la mayor parte del trabajo de esas personas, o cuando la decisión de automatizar nació explícitamente de un objetivo de reducción de costes. Si ese es el objetivo, conviene reconocerlo desde el principio: los proyectos que se venden internamente como "esto os va a facilitar la vida" cuando en realidad buscan otra cosa acaban mal, y el equipo lo detecta antes de lo que se cree.

No pasa nada

El tercer escenario es el más común de todos y el que menos se cuenta: se automatiza, la gente sigue igual de ocupada y el ahorro prometido no aparece por ningún lado.

Suele significar que se automatizó una tarea que no consumía tanto tiempo como parecía, o que el tiempo liberado se ha diluido sin que nadie decidiera en qué emplearlo. Es un resultado mediocre pero instructivo: indica que faltó medir antes de empezar.

Lo que decide cuál de los tres ocurre

Hay tres decisiones que pesan más que la tecnología elegida.

Qué se automatiza dentro del puesto. Un puesto rara vez es homogéneo. Si se automatiza la parte rutinaria y queda la que exige criterio, el trabajo mejora y la persona suele agradecerlo. Si se automatiza justo la parte que daba autonomía o reconocimiento y queda la mecánica, ocurre lo contrario, aunque las horas ahorradas sean las mismas.

Si se consulta antes. El trabajo de la OCDE señala que tanto la formación como la consulta a los trabajadores se asocian con mejores resultados para ellos (OCDE, 2023). Hay además una razón práctica: quien hace la tarea todos los días sabe dónde están las excepciones, y ese conocimiento es exactamente lo que hace que la automatización funcione o falle.

Qué se dice y cuándo. El silencio no es neutral. En una empresa pequeña, todo el mundo se entera de que ha entrado un proveedor a mirar procesos, y la ausencia de explicación se rellena con la peor hipótesis. Decir desde el principio qué se busca, aunque incluya reorganizar funciones, cuesta menos que gestionar tres meses de rumor.

Errores que se pagan caros

Prometer que no cambiará nada. Si algo cambia, y algo cambia siempre, se pierde la credibilidad para todo lo demás.

Automatizar sin decidir en qué se emplea el tiempo liberado. Es la vía directa al tercer escenario. El tiempo que no se asigna a algo concreto se evapora.

Dejar a la persona fuera del diseño y luego pedirle que use el sistema. Quien no ha participado en construir algo tiende a buscarle los defectos, y siempre los encuentra.

Usar la automatización como excusa. Si hay que reducir plantilla por razones de negocio, es una decisión legítima que se toma y se explica. Envolverla en un proyecto tecnológico añade opacidad a algo que ya es difícil, y el equipo suele identificar la maniobra.

Una respuesta honesta

Lo que le pase a su equipo depende menos de la tecnología que de dos cosas: si su empresa tiene trabajo de más valor esperando, y si usted decide contarlo antes o después.

Si hay demanda desatendida, la automatización casi siempre acaba en recolocación, y el equipo lo vive bien porque el trabajo mejora. Si no la hay, y el objetivo real es reducir costes, conviene decirlo con claridad desde el principio en lugar de descubrirlo por el camino.

Lo que no funciona es la versión intermedia: automatizar sin haber pensado qué viene después. Ese es el camino hacia el tercer escenario, donde nadie pierde el empleo pero tampoco se gana nada, y la empresa acaba con un sistema más que mantener y la misma carga de trabajo que tenía.

Referencias

OCDE. (2023). The impact of AI on the workplace: Main findings from the OECD AI surveys of employers and workers (OECD Social, Employment and Migration Working Papers). OECD Publishing. https://www.oecd.org/en/publications/the-impact-of-ai-on-the-workplace-main-findings-from-the-oecd-ai-surveys-of-employers-and-workers_ea0a0fe1-en.html