Servicio - Procesamiento de facturas, albaranes y documentos con IA
Los documentos que llegan por correo o escaneados se leen, se validan y se vuelcan a su programa de gestión sin teclear. Con reglas donde bastan, inteligencia artificial donde hay que interpretar y una persona donde un error sale caro.
Para quién es - Le encaja si se reconoce en esto
- Alguien de su equipo pasa horas copiando datos de facturas, albaranes o pedidos al programa de gestión.
- Recibe documentos de muchos proveedores, cada uno con su formato.
- Los errores de tecleo acaban en reclamaciones, abonos o descuadres al cerrar el mes.
- Sus aplicaciones no se hablan y alguien hace de puente copiando datos entre ellas.
Cómo lo hacemos - Cuatro pasos, en este orden
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Primero, lo que se puede evitar
Revisamos por qué se producen las discrepancias más frecuentes y si algún proveedor puede enviar los documentos en un formato estructurado. A veces la mejor automatización es un paso que desaparece.
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Inteligencia artificial donde hay que interpretar
La IA extrae los datos de los documentos con formatos distintos o escaneados, que es justo donde las plantillas fijas se rompen cada vez que un proveedor cambia el diseño de su factura.
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Reglas para cotejar y validar
El cotejo con el pedido y el albarán, los importes y los vencimientos se comprueban con reglas fijas, predecibles y auditables. Si algo no cuadra, avisa.
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Una persona antes de escribir
Nada se escribe en sus sistemas sin validación humana hasta que los resultados demuestran que un tipo de documento puede pasar solo. Las discrepancias llegan a una persona con toda la información preparada para decidir.
Qué incluye
- Lectura y extracción estructurada de facturas, albaranes, contratos y formularios, también escaneados
- Validación humana antes de escribir en sus sistemas
- Aviso cuando un importe o un vencimiento no cuadra
- Correo entrante clasificado y con los datos ya extraídos
- Sincronización entre sistemas y todo lo del Plan Comercial
Cuándo no compensa
Se lo decimos antes de empezar, porque un proyecto que no tenía sentido le cuesta dinero a usted y credibilidad a nosotros.
- Si recibe pocas decenas de documentos al mes con un formato estable, la importación que ya trae su programa de gestión o una plantilla sencilla pueden bastar.
- Si el proceso se retrasa por aprobaciones y esperas, y no por el tecleo, automatizar la lectura no acortará el ciclo: antes conviene revisar el proceso.
- Presupuesto. Se presupuesta a medida y sin permanencia. El precio depende de cuántos tipos de documento hay, qué validación humana hace falta y cuántas integraciones con otros sistemas. Qué lo determina: Tipos de documento y volumen mensual, criterio de validación antes de escribir en sus sistemas, y cuántos programas hay que conectar por API. Cómo se pide
- Sus datos. Facturas y contratos contienen datos de terceros. Firmamos contrato de encargado del tratamiento antes de procesar documentos reales y los sistemas que operamos corren en infraestructura propia dentro de la Unión Europea. Privacidad
Preguntas frecuentes - Lo que suelen preguntarnos
- ¿Funciona con mi programa de gestión, aunque sea antiguo?
- Casi siempre sí. Cuando el programa no tiene una forma directa de conectarse, hay otras vías: la base de datos, los ficheros que exporta o los informes que genera. No cambiamos su sistema de gestión ni le pedimos que migre.
- ¿Qué pasa si la IA lee mal un importe?
- Las reglas de cotejo lo detectan cuando no cuadra con el pedido o el albarán, y mientras un tipo de documento no demuestre que se lee bien, pasa por validación humana antes de escribirse.
- ¿Sirve para documentos escaneados?
- Sí, si el escaneo tiene una calidad razonable. Los documentos que solo existen en papel hay que digitalizarlos antes; si es su caso, lo incluimos en el diagnóstico.
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Otros servicios: Diagnóstico de automatización · Atención a clientes en web y WhatsApp · Base de conocimiento con RAG
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Cada negocio es diferente. En una primera conversación entendemos su operativa y le decimos honestamente si hay oportunidades reales de automatización, y cuánto podría ahorrar.
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